Les documents nécessaires à la prise en charge du sinistre

Les documents communs à toutes les déclarations de sinistre

Les pièces relatives au mandataire

Document	Précisions	Pourquoi est-ce nécessaire ?	Quelles sont les conséquences en cas d’absence ?
Extrait kbis	Le Kbis doit dater de moins d’un an	Nous avons besoin de nous assurer de l’identité de la société avec laquelle nous échangeons et surtout à laquelle nous versons des indemnisations (RIB). Nous avons besoin de savoir qui elle est (Kbis récent) et d’où elle tire le droit de percevoir les indemnisations (mandat de gestion).	Nous ne pouvons pas procéder aux indemnisations car il ne nous est pas possible de vérifier la destination de celles-ci.
Mandat de gestion	Il doit être signé de toutes les parties et relatif au bien loué Si signature électronique : certificat de signature (indiquant adresse IP, email des signataires, date et heure de signature)
RIB (IBAN et BIC)	Il peut s’agir du RIB de l’agence ou du bailleur propriétaire.

Les pièces relatives au bailleur

Document

Précisions

Pourquoi est-ce nécessaire ?

Quelles sont les conséquences en cas d’absence ?

Pièce d’identité du bailleur

Elle peut être une carte d’identité, un passeport, un permis, un titre de séjour

Elle doit être valide :

Au moment de la déclaration de sinistre
Ou au moment de la prise d’effet du bail, sans être périmée depuis plus de 6 mois au moment de la déclaration de sinistre

Si le bailleur est une personne morale, il faut :

Un extrait Kbis de moins d’un an
La pièce d’identité du gérant

Nous avons besoin de connaître l’identité complète du bailleur et de nous assurer qu’il est bien propriétaire du bien qu’il loue car :

Nous allons verser des indemnités qui in fine reviendront au propriétaire.
Nous allons mener les procédures judiciaires à l’encontre du locataire au nom du bailleur. Les actes de la procédure doivent mentionner l’identité complète du propriétaire pour être considérés comme recevables.

Nous ne pouvons pas procéder aux indemnisations car il ne nous est pas possible de vérifier la destination de celles-ci.

Nous ne pourrons mener aucune procédure judiciaire car nous ne connaîtrions pas avec certitude l’identité de la personne au nom de laquelle nous devons la mener.

Justificatif de propriété

Acte notarié (vente, donation, etc.)
Ou dernière taxe foncière reçue par le bailleur (SAUF pour les départements Bouches-du-Rhône, Alpes-de-Haute-Provence et Hautes-Alpes pour lesquels seul un acte notarié est accepté par le tribunal Judiciaire)

La pièce relative au locataire

Document

Précisions

Pourquoi est-ce nécessaire ?

Quelles sont les conséquences en cas d’absence ?

Pièce d’identité du locataire

Ce peut être une carte d’identité, un passeport, un permis, un titre de séjour

Elle doit être valide au moment de la prise d’effet du bail

Nous allons mener à son encontre une procédure judiciaire.

Nous devons être certains de la mener contre la bonne personne (et pas un homonyme par exemple).

Les actes de la procédure doivent mentionner l’identité complète du locataire pour être considérés comme recevables.

Nous avons besoin d’avoir les éléments suivants :

Nom/ prénom du locataire
Lieu de naissance
Date de naissance

Nous ne pouvons pas mener de procédure judiciaire car ne connaissons pas l’identité de la personne que nous souhaitons assigner (contre qui nous souhaitons la mener).

Les pièces relatives au logement loué

Document	Précisions	Pourquoi est-ce nécessaire ?	Quelles sont les conséquences en cas d’absence ?
Contrat de location	Il doit être signé de toutes les parties et relatif au bien loué. Si signature électronique : certificat de signature (indiquant adresse IP, email des signataires, date et heure de signature).	Nous avons besoin de nous assurer que les conditions d’activation de notre garantie sont remplies : règlement du dépôt de garantie et du 1er mois de loyers, réalisation d’un état des lieux d’entrée. Nous avons besoin de connaître toutes les conditions du contrat qui lie le bailleur et le locataire pour ajuster notre prise en charge (montant du loyer, des charges, etc.) et la procédure judiciaire (logement meublé ou non, etc.)	Nous ne pouvons pas calculer le montant de notre indemnisation et donc dédommager le bailleur.
Extrait de compte depuis l’entrée dans les lieux	Nous avons besoin de l’extrait de compte complet depuis l'entrée dans les lieux, laissant apparaître : l'appel des loyers, des charges et du dépôt de garantie, ainsi que les paiements du ou des locataire(s) et les paiements CAF, le cas échéant.
État des lieux d’entrée	Il doit être signé de toutes les parties et relatif au bien loué OU réalisé par huissier/commissaire de justice. Si signature électronique : certificat de signature (indiquant adresse IP, email des signataires, date et heure de signature)

Les documents spécifiques à l’indemnisation des dégradations

Document

Précisions

Pourquoi est-ce nécessaire ?

Quelles sont les conséquences en cas d’absence ?

État des lieux de sortie

Il doit être signé de toutes les parties et relatif au bien loué OU réalisé par huissier/commissaire de justice

Si signature électronique : certificat de signature (indiquant adresse IP, email des signataires, date et heure de signature)
L’état des lieux doit être le plus détaillé possible (les dégradations qui ne sont pas mentionnées ne pourront pas être prises en charge)

Les dégradations indemnisées ou retenues sur le dépôt de garantie doivent être imputables au locataire. Pour cela, une comparaison entre les états des lieux d’entrée et de sortie sont nécessaires.

Les montants réclamés doivent être dûment justifiés par des documents recevables par un juge. Les montants ne doivent pas être arbitraires mais fixés par des artisans ou société qualifiés.

Les justificatifs doivent être détaillés pour permettre une prise en charge : localisation précise des éléments réparés, montant par réparation et non montant global.

Si l’artisan groupe toutes les réparations et détermine une somme globale, il ne sera pas possible pour Garantme de déterminer le montant indemnisable.

Nous ne pouvons pas calculer le montant de notre indemnisation et donc dédommager le bailleur.

Si les justificatifs ne sont pas assez précis, cela entraine des échanges inutiles entre l’agence et Garantme, une perte de temps et de la frustration.

Justificatifs de remise en état

Ce peut être des devis ou des factures.

Ils doivent être le plus détaillés possible : chaque élément remis en état doit faire l’objet d’une ligne dédiée.